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檔案庫房RFID管理系統

RFID智慧庫房檔案管理系統

一、用戶需求: 

    在一個越來越追求成本與效率的時代,人們不斷的尋找更好的技術和方法進行檔案管理工作。

    RFID檔案管理系統,可以大大改進管理方式、提高工作效率,解放檔案工作人員,讓他們從事更有價值的工作。

    RFID檔案管理系統,給每一件檔案安裝一個電子標簽,通過電子標簽的微小芯片和天線,可以方便地跟蹤和記錄檔案在流動過程中所經過的每一個地點。

    檔案經過不同的辦公室或者檢查點時,都會得到記錄,而且在任何一臺內部網絡電腦上面可以清楚看到,用戶可以很方便的知道檔案目前的位置和存放的地點,確認檔案的取出或者存入狀態。


二、系統結構

    RFID檔案管理系統主要包括五個部分:

    1. 數據中心:由中心數據服務器和管理終端組成,對檔案管理信息集中進行儲存和處理。

    2. 內務管理系統:由管理終端和標簽發行和打印終端組成,可以完成檔案信息RFID標簽的統一制作和檔案新建等工作。

    3. 流通管理系統:在檔案借出時幫助管理員在標簽內寫入相關信息,歸還時檢驗檔案并驗證RFID標簽內信息。

    4. 查詢系統:通過管理終端和手持機方便地查詢每一件檔案的位置。

    5. 系統管理:對系統功能及權限設置,帳號管理等。


三、系統功能

    檔案管理入庫:新檔案入庫時,根據檔案的類別、年份和作者等相關信息對新建檔案進行編目,并生成RFID標簽打印數據。然后根據打印數據,寫入并打印RFID標簽,將打印好的RFID標簽貼到檔案上,以便讀者查閱,同時打印成功的數據會被傳送到數據中心的數據庫里,以備系統其他模塊調用和查詢。


四、智能倉架

    流通管理:流通管理分為借閱管理模塊、歸還管理模塊和防竊防損模塊。

   4.1借閱管理:借閱時,系統首先會驗證借閱人身份,驗證通過后進入借閱管理系統。借閱人通過查詢管理系統查閱圖書檔案的編目號,系統根據輸入的編目號查找到圖書檔案所在的位置,同時打印出借閱單。管理員使用RFID讀寫器讀出借閱人所借閱檔案RFID內寫的信息,信息自動進入系統管理界面。管理員在RFID標簽內寫入被借閱檔案的固定信息,包括借閱人的姓名、單位、借出時間、借閱期限等信息后,將檔案給借閱人完成借閱管理。

   4.2檔案歸還:管理員使用RFID讀寫器讀出檔案,檢查借閱人信息、借閱時間是否超期,確認被借閱檔案數據是否與RFID標簽中的信息相同。這個過程中如有問題,系統會進入相應的處理模塊進行處理,沒問題則根據RFID中的檔案位置信息送回相應的位置。

   4.3防竊防損:配合檔案館的出口安檢裝置,對檔案進行跟蹤,未辦理完借出手續或禁止借出的檔案在出門時,安檢裝置會報警,提醒管理人員及時阻止。

    數據中心管理:包括數據的管理、采集和統計,設備和系統的管理。

   4.4數據管理:主要是指對檔案的編目號、人員信息、年份等基本信息的存儲、修改和更新管理,以及對檔案的管理員進行認證。

   4.5數據采集:是指采集借閱和歸還檔案的相關信息。數據統計是指按時間(日、周、月、年)、檔案信息(部門、人員等)進行數據統計分析。

   4.6設備管理:是指對手持機、讀寫器等設備的信息授權與配置管理與維護。

   4.7系統管理:是指系統操作員授權及維護,操作人員授權控制。

   4.8檔案查詢:按不同的規則查閱檔案的編目號;按不同的規則查詢檔案所在位置,查閱檔案的簡介等。

    如下圖所示:

五、系統特點及優勢

    (1)非接觸式數據采集。

    RFID技術極大地增強了管理者對庫區存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒,只需將粘有RFID標簽的檔案盒在閱讀器前經過,就可以在電腦屏幕上顯示出盒內檔案的具體名目、數量、檔案摘要等信息,縮減了管理者的作業環節,提高了作業效率,從而有助于管理者實施庫存檔案的動態化管理。

   (2)快速掃描,且一次性數據處理量大。

    RFID讀寫器可以同時從多個射頻標簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內容摘要信息等多項相關數據信息。如一些讀寫器可以每秒讀取200個標簽的數據,這比傳統掃描方式要快超過100倍。

    (3)讀取距離遠,使用超高頻閱讀器或手持機讀取距離可以達到數米。

    可以使用手持機快速盤點整理檔案,在無網絡的情況下支持離線盤點。

    (4)標簽信息容量大,使用壽命長,可重復使用。

    和傳統的條形碼、磁卡等數據存儲介質相比,RFID標簽可存儲的數據量大大增加,可達1K甚至更大的容量;標簽的內容可以反復被擦寫,而不會損害標簽的功能,從而可實現標簽的重復使用。

   (5)安全性高。

    標簽的數據存取具有密碼保護,識別碼獨一無二,無法仿造,這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數據不易被偽造和篡改。

    (6)抗污染性能強和耐久性。

    傳統條形碼的載體是紙張,因此容易受到污染,但 RFID對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外,由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上,所以特別容易受到折損; RFID卷標是將數據存在芯片中,因此可以免受污損。

    (7)體積小型化、形狀多樣化,RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制,不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質。此外, RFID標簽更可往小型化與多樣形態發展,以應用于不同檔案。

    (8)可重復使用,現今的條形碼印刷上去之后就無法更改, RFID標簽則可以重復地新增、修改、刪除RFID卷標內儲存的數據,方便信息的更新。

    (9)穿透性和無屏障閱讀,在被覆蓋的情況下, RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質,并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下,才可以辨讀條形碼。

    (10)標簽具有EAS防盜功能,配合門型通道天線,可以很好的防止檔案丟失,實現非法取走報警功能。


檔案庫房RFID管理系統

RFID智慧庫房檔案管理系統

一、用戶需求: 

    在一個越來越追求成本與效率的時代,人們不斷的尋找更好的技術和方法進行檔案管理工作。

    RFID檔案管理系統,可以大大改進管理方式、提高工作效率,解放檔案工作人員,讓他們從事更有價值的工作。

    RFID檔案管理系統,給每一件檔案安裝一個電子標簽,通過電子標簽的微小芯片和天線,可以方便地跟蹤和記錄檔案在流動過程中所經過的每一個地點。

    檔案經過不同的辦公室或者檢查點時,都會得到記錄,而且在任何一臺內部網絡電腦上面可以清楚看到,用戶可以很方便的知道檔案目前的位置和存放的地點,確認檔案的取出或者存入狀態。


二、系統結構

    RFID檔案管理系統主要包括五個部分:

    1. 數據中心:由中心數據服務器和管理終端組成,對檔案管理信息集中進行儲存和處理。

    2. 內務管理系統:由管理終端和標簽發行和打印終端組成,可以完成檔案信息RFID標簽的統一制作和檔案新建等工作。

    3. 流通管理系統:在檔案借出時幫助管理員在標簽內寫入相關信息,歸還時檢驗檔案并驗證RFID標簽內信息。

    4. 查詢系統:通過管理終端和手持機方便地查詢每一件檔案的位置。

    5. 系統管理:對系統功能及權限設置,帳號管理等。


三、系統功能

    檔案管理入庫:新檔案入庫時,根據檔案的類別、年份和作者等相關信息對新建檔案進行編目,并生成RFID標簽打印數據。然后根據打印數據,寫入并打印RFID標簽,將打印好的RFID標簽貼到檔案上,以便讀者查閱,同時打印成功的數據會被傳送到數據中心的數據庫里,以備系統其他模塊調用和查詢。


四、智能倉架

    流通管理:流通管理分為借閱管理模塊、歸還管理模塊和防竊防損模塊。

   4.1借閱管理:借閱時,系統首先會驗證借閱人身份,驗證通過后進入借閱管理系統。借閱人通過查詢管理系統查閱圖書檔案的編目號,系統根據輸入的編目號查找到圖書檔案所在的位置,同時打印出借閱單。管理員使用RFID讀寫器讀出借閱人所借閱檔案RFID內寫的信息,信息自動進入系統管理界面。管理員在RFID標簽內寫入被借閱檔案的固定信息,包括借閱人的姓名、單位、借出時間、借閱期限等信息后,將檔案給借閱人完成借閱管理。

   4.2檔案歸還:管理員使用RFID讀寫器讀出檔案,檢查借閱人信息、借閱時間是否超期,確認被借閱檔案數據是否與RFID標簽中的信息相同。這個過程中如有問題,系統會進入相應的處理模塊進行處理,沒問題則根據RFID中的檔案位置信息送回相應的位置。

   4.3防竊防損:配合檔案館的出口安檢裝置,對檔案進行跟蹤,未辦理完借出手續或禁止借出的檔案在出門時,安檢裝置會報警,提醒管理人員及時阻止。

    數據中心管理:包括數據的管理、采集和統計,設備和系統的管理。

   4.4數據管理:主要是指對檔案的編目號、人員信息、年份等基本信息的存儲、修改和更新管理,以及對檔案的管理員進行認證。

   4.5數據采集:是指采集借閱和歸還檔案的相關信息。數據統計是指按時間(日、周、月、年)、檔案信息(部門、人員等)進行數據統計分析。

   4.6設備管理:是指對手持機、讀寫器等設備的信息授權與配置管理與維護。

   4.7系統管理:是指系統操作員授權及維護,操作人員授權控制。

   4.8檔案查詢:按不同的規則查閱檔案的編目號;按不同的規則查詢檔案所在位置,查閱檔案的簡介等。

    如下圖所示:

五、系統特點及優勢

    (1)非接觸式數據采集。

    RFID技術極大地增強了管理者對庫區存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒,只需將粘有RFID標簽的檔案盒在閱讀器前經過,就可以在電腦屏幕上顯示出盒內檔案的具體名目、數量、檔案摘要等信息,縮減了管理者的作業環節,提高了作業效率,從而有助于管理者實施庫存檔案的動態化管理。

   (2)快速掃描,且一次性數據處理量大。

    RFID讀寫器可以同時從多個射頻標簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內容摘要信息等多項相關數據信息。如一些讀寫器可以每秒讀取200個標簽的數據,這比傳統掃描方式要快超過100倍。

    (3)讀取距離遠,使用超高頻閱讀器或手持機讀取距離可以達到數米。

    可以使用手持機快速盤點整理檔案,在無網絡的情況下支持離線盤點。

    (4)標簽信息容量大,使用壽命長,可重復使用。

    和傳統的條形碼、磁卡等數據存儲介質相比,RFID標簽可存儲的數據量大大增加,可達1K甚至更大的容量;標簽的內容可以反復被擦寫,而不會損害標簽的功能,從而可實現標簽的重復使用。

   (5)安全性高。

    標簽的數據存取具有密碼保護,識別碼獨一無二,無法仿造,這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數據不易被偽造和篡改。

    (6)抗污染性能強和耐久性。

    傳統條形碼的載體是紙張,因此容易受到污染,但 RFID對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外,由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上,所以特別容易受到折損; RFID卷標是將數據存在芯片中,因此可以免受污損。

    (7)體積小型化、形狀多樣化,RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制,不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質。此外, RFID標簽更可往小型化與多樣形態發展,以應用于不同檔案。

    (8)可重復使用,現今的條形碼印刷上去之后就無法更改, RFID標簽則可以重復地新增、修改、刪除RFID卷標內儲存的數據,方便信息的更新。

    (9)穿透性和無屏障閱讀,在被覆蓋的情況下, RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質,并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下,才可以辨讀條形碼。

    (10)標簽具有EAS防盜功能,配合門型通道天線,可以很好的防止檔案丟失,實現非法取走報警功能。


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